Refakturowanie usług to powszechna praktyka w obrocie gospodarczym, która pozwala na prawidłowe rozliczenie kosztów między podmiotami powiązanymi lub w sytuacjach, gdy jedna firma ponosi wydatki, które faktycznie dotyczą innej. Zrozumienie zasad refakturowania jest kluczowe dla poprawnego dokumentowania transakcji i unikania błędów w rozliczeniach podatkowych. W niniejszym artykule przybliżymy, czym jest refakturowanie, jakie są jego podstawy prawne oraz jak prawidłowo sporządzić taki dokument.

Czym jest refakturowanie usług?

Refakturowanie to nic innego jak wystawienie przez jedną firmę faktury za usługę, którą faktycznie wykonała inna firma, lub za usługę, która została odsprzedana. Kluczowe w tym procesie jest to, że podatnik refakturujący usługę nie jest faktycznym jej wykonawcą, lecz jedynie pośrednikiem w jej rozliczeniu. Oznacza to, że refakturujący musi najpierw nabyć daną usługę od podmiotu trzeciego, a następnie przerzucić koszt tej usługi na swojego klienta, wystawiając mu własną fakturę. Jest to mechanizm, który często stosuje się w przypadku usług, które są nabywane przez jedną firmę, a następnie są świadczone dla jej kontrahenta, np. w ramach kompleksowej obsługi.

Podstawy prawne refakturowania

Podstawą prawną dla refakturowania usług jest przede wszystkim ustawa o podatku od towarów i usług (VAT). Zgodnie z przepisami, refaktura jest traktowana jako samodzielna dostawa towaru lub świadczenie usług. Oznacza to, że podmiot refakturujący musi wykazać VAT należny od wartości refakturowanej usługi, a w przypadku usług podlegających opodatkowaniu, może również odliczyć podatek naliczony od faktury pierwotnej. Kluczowe jest, aby usługa była świadczona na rzecz innego podmiotu gospodarczego, a refakturowanie następowało w ramach dalszej odsprzedaży. Ważne jest również, aby faktura pierwotna zawierała wszystkie niezbędne dane, umożliwiające prawidłowe rozliczenie.

Kiedy stosuje się refakturowanie?

Refakturowanie usług znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach biznesowych. Najczęściej spotykane przykłady to:

• Odsprzedaż usług telekomunikacyjnych lub internetowych: Firma, która otrzymuje fakturę za usługi telekomunikacyjne dla swoich pracowników lub oddziałów, może refakturować te koszty na poszczególne jednostki.
• Usługi budowlane i remontowe: Gdy generalny wykonawca zleca część prac podwykonawcy, a następnie w ramach kompleksowej usługi rozlicza całość z inwestorem, może refakturować koszty podwykonawcy.
• Koszty reprezentacji lub użyczenia: Firma wynajmująca powierzchnię biurową może refakturować koszty mediów (prąd, woda, ogrzewanie) na najemcę.
• Usługi prawne lub księgowe: Kancelaria prawna lub biuro rachunkowe, które korzysta z usług zewnętrznych specjalistów w celu obsługi klienta, może refakturować te koszty na klienta.
• Usługi transportowe: Firma transportowa, która zleca przewóz innemu przewoźnikowi, może refakturować koszt tego przewozu na swojego klienta.

Kluczowe zasady refakturowania

Aby prawidłowo przeprowadzić refakturowanie, należy przestrzegać kilku kluczowych zasad:

1. Zakup usługi od podmiotu trzeciego: Podmiot refakturujący musi być faktycznym nabywcą usługi od pierwotnego dostawcy.
2. Odsprzedaż usługi: Usługa musi być następnie świadczona lub odsprzedana innemu podmiotowi gospodarczemu.
3. Brak własnego wykonania: Podmiot refakturujący nie może być faktycznym wykonawcą refakturowanej usługi.
4. Dokumentacja: Konieczne jest posiadanie faktury pierwotnej od pierwotnego dostawcy, która będzie podstawą do wystawienia refaktury.
5. Data wystawienia faktury: Refaktura powinna być wystawiona nie później niż w terminie obowiązywania umowy lub po wykonaniu usługi, ale przed rozliczeniem z klientem.
6. Miejsce świadczenia usługi: Należy prawidłowo określić miejsce świadczenia usługi, co ma wpływ na opodatkowanie VAT.
7. Stawka VAT: Na refakturze należy zastosować właściwą stawkę VAT obowiązującą dla danej usługi w momencie jej świadczenia.

Jak wystawić refakturę – wzór dokumentu

Refaktura powinna zawierać wszystkie elementy standardowej faktury VAT, jednak z pewnymi uwagami. W nagłówku dokumentu, oprócz standardowych danych sprzedawcy i nabywcy, warto zaznaczyć, że jest to “Refaktura”. W pozycji opisowej usługi należy dokładnie opisać usługę oraz wskazać dane pierwotnego dostawcy i numer faktury, na podstawie której refaktura jest wystawiana.

Przykładowy schemat refaktury:

[Nazwa firmy wystawiającej refakturę]
[Adres firmy]
[NIP firmy]

REFAKTURA

Data wystawienia: [DD.MM.RRRR]
Data sprzedaży: [DD.MM.RRRR]

Nabywca:
[Nazwa firmy nabywającej usługę]
[Adres firmy nabywającej]
[NIP firmy nabywającej]

Opis usługi:
Refaktura za usługę [nazwa usługi], świadczoną przez [nazwa pierwotnego dostawcy] na podstawie faktury nr [numer faktury pierwotnej] z dnia [data faktury pierwotnej].

Suma wartości netto: [Suma]
Suma VAT: [Suma]
Suma wartości brutto: [Suma]

[Podpis osoby upoważnionej]
[Pieczątka firmy]

Pamiętaj, że prawidłowe udokumentowanie refakturowania jest niezwykle ważne dla zachowania zgodności z przepisami podatkowymi i uniknięcia potencjalnych problemów z urzędem skarbowym. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym.